大阪駅近郊でイベントや展示会などを実施しようと思ったら、まず取り組むべき作業が「場所探し」です。イベントや展示会などの催事を開くための場所がなければ、参加者を呼び込むための告知や準備も進められないため、日程が決まり次第早めに場所探しを始めておくと安心です。
催事向けのイベントスペースは大阪駅近郊にたくさん存在しますが、その中でも特におすすめしたいのが、利用者の目的に合わせてアレンジが自由自在の「貸会議室」を利用するということです。
名前に会議室と入っているため、「会議をするところ？」「ビジネス目的でレンタルできる部屋？」と想像しそうですが、実際はビジネス目的での利用はもちろん、プライベート目的でも利用できる“多目的スペース”であることが貸会議室の大きな特徴です。
今回は、貸会議室の存在を初めて知ったという方や、これから催事を実施する予定があり開催場所を検討している方向けに、「貸会議室を利用するタイミング」や「貸会議室で催事を行う際の注意点」について紹介します。
こんな時に便利！貸会議室を利用するタイミングについて
様々な用途に利用できる貸し会議室ですが、まだ利用したことがない方の中には「自社に会議室を持っているから、あえて社外の貸会議室を使う機会がないのでは？」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし実際は、法人や個人でも利用できると話題の貸会議室は、東京や大阪、名古屋などの主要都市を中心の需要が高まっていて、あらゆる用途や目的で利用されています。そのため、以下で挙げる「貸会議室を利用するタイミング」に少しでも当てはまる点がある方は、ぜひ一度貸会議室のご利用を検討してみてください。
自社の会議室が狭くて不便だと感じる時
販売会や新製品の発表会など、何か特別なことを実施するために催事を企画している時に困ること、それが「自社の会議室が狭くて不便」ということです。より多くのお客様に来場して欲しいのに、自社の会議室では小さくて招待できるお客様の数が限られてしまえば効果が半減してしまいます。
社外の貸会議室を催事会場として利用すれば、催事の目的に合わせて部屋の広さや間取りなどを自由に選ぶことができるため、自社の会議室のように窮屈に感じる必要はありません。貸会議室をレンタルするための費用はかかりますが、より多くのお客様に参加してもらえれば一人当たりのコストが下がり、費用対効果の高い催事を実施することができます。
集客の効果を上げたい時
充実した機材や備品、それに広々としたスペースを持っている企業だとしても、最寄り駅から遠かったり、主要駅から何度も乗り換えをしないと辿り着かなかったりするような場所に位置していれば、せっかく催事を実施して上手く集客を行えない可能性があります。
そのため、これから実施しようとしている催事の目的や、ターゲットユーザーをしっかり確認した上で参加者や利用者がアクセスしやすい場所にある貸会議室を催事会場にした方が、よりスムーズに集客を行うことができるはずです。
催事に必要な備品や機材を揃える必要がある時
司会進行役がいるパーティーや映像を見せながら説明をする新商品発表会など、一口に催事といってもその目的は様々です。そのため、それぞれの催事によって必要な備品や機材なども異なります。
例えば、多くの方に向けて話をする場合はマイクやスピーカー、司会台、講演台などが必要になりますし、何かを説明する場合はホワイトボードやプロジェクター、スクリーンなどが必要です。
このように、「催事を実施するために必要な備品や機材を揃える必要がある時」は貸会議室のご利用をおすすめします。特に、必要な備品や機材をこれから全部揃える必要がある時は高額な費用が掛かってしまうため、貸会議室の備品や機材をレンタルして経費を抑えることをおすすめします。
初めて催事を開催する時
法人はもちろん、個人的に始めて展示会やイベントなどの催事を開催する時は、「貸会議室」のご利用をおすすめします。貸会議室であればどこでも良いという訳でなく、この場合は必ず催事に詳しいコーディネーターが常駐する貸会議室を選ぶようにしましょう。
信頼できるプロのコーディネーターが常駐する貸会議室であれば、問い合わせから催事当日まで柔軟な対応をしてもらえますし、何より初めてのことばかりで不安なことも色々と相談をしながら進められるので安心です。また、コーディネーターが常駐する貸会議室の場合、催事それぞれの目的に合わせて貸会議室のレイアウトなども提案してもらえるほか、当日の準備や原状回復まで任せることができることも大きなメリットです。
貸会議室で催事を行う際の注意点
続いては、「貸会議室で催事を行う際の注意点」をいくつか紹介します。
必ず内覧をして会場のようすなどを確認する
催事を成功させるために必要なこと、それが「内覧」です。貸会議室を提供する業者のホームページ上に会議室のようすが写真で掲載されていますが、室内の実際の雰囲気や会場までのアクセスの良し悪しなどは、実際に現場に行ってみないとわかりません。そのため、催事会場を決定する前に必ず貸会議室に足を運ぶことはもちろん、当日利用する備品や機材の使い方などもよく把握しておくことが大切です。
飲食を必要とする場合はオプション追加
イベントや展覧会などへの参加者に飲み物や軽食を提供する場合は、貸会議室の担当者と事前に打ち合わせをする段階で「ケータリングサービスをオプション追加」しておく必要があります。また、イベントが終了した後に別の部屋に移動してパーティーを実施することも可能です。
インターネットの接続を確認しておく
最近は、ノートPCの他スマートフォンやタブレット端末を使って仕事をする方も多いことから、“インターネットを自由に使える“ということが催事会場選びの重要なポイントの一つです。そのため、当日催事会場を訪れる利用者や参加者が不自由なくインターネットを使えるように、主催者側が必ず「インターネットの接続を確認しておく」ということが大切です。
駅近で人気の貸会議室は早めに予約する
東京や大阪などの主要都市をはじめ、全国各地に貸会議室がありますが、その中でも「駅近で人気の貸会議室」や「主要駅から近い貸会議室」は、季節や時期が影響して人気が集中することがあるため、“早めに予約を入れる”ことをおすすめします。会議や商談のほか、ここ最近は企業の会社説明会や研修会などでも利用されることから、規模の大きな貸会議室やアクセスに便利な好立地の貸会議室は、1年前から予約で満室といったことも珍しくありません。
利用時間を延長した場合の追加料金などを確認しておく
イベント当日に想定していた人数よりも多くの集客を獲得できた場合、貸会議室の利用時間を延長する場合があります。そういった万が一のケースが発生する可能性を踏まえて、「利用時間の延長した場合の追加料金」や、そもそも「延長ができるかどうか」を事前に確認しておきましょう。また、何かトラブルが発生した場合に催事自体をやむを得ず中止する可能性もあるため、キャンセル規定についても正式な申し込みを済ませる前に必ずきちんと確認しましょう。
まとめ
大阪駅近郊には、催事を開催するための施設がたくさんありますが、法人でも個人でも気軽に利用でき、なお且つ利用目的に合わせて自由自在にアレンジができる場所をお探しなら「貸会議室」のご利用をおすすめします。イベントや展示会などを実施するための広いスペースや、必要な備品や機材なども十分に揃っていますし、催事に詳しいコーディネーターによるサポートを受けられる貸会議室を利用すれば、初めて催事を主催する場合でも大成功を収められるはずです。
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